El teletrabajo forzoso: estamos experimentando el futuro

"Gracias" al coronavirus (COVID-19) todos aquellos que soñaban, en uno o en otro sentido, con el teletrabajo, van a experimentarlo de primera mano. Todos, sin excusas. Vivimos un momento histórico que, como otras tantas veces en la historia, dejará en la cuneta a los que no sepan adaptarse.

Tengo amigos y conocidos que llevan teletrabajando toda su vida. Ellos mismos lo dicen: “Esto no vale para cualquiera”. Teletrabajar exige una madurez importante tanto en la organización como en los trabajadores. Una madurez que se puede adquirir. Mi propia experiencia como empresario y como ingeniero me dicen que la gente se puede amoldar teniendo una serie de precauciones, consignas protocolos, llamémoslo como queramos. 

La madurez en la organización no es únicamente respecto a la tecnología y a las herramientas técnicas necesarias para poder llevarla a cabo. Ahora, con prácticamente todos los servicios básicos en la nube (correo, ofimática, chat, software de vídeo conferencia, control remoto…) y tecnología de red más que extendida (VPN, acceso a internet a través del móvil…) la cosa parece fácil. Sin embargo, mucha gente se dará cuenta ahora de que, si falla algo, ya no se puede solucionar levantándonos de la silla para ver qué ocurre. Sin ojos que vean por nosotros allí donde ya no podemos llegar, nos daremos cuenta del gran valor de la monitorización. Porque sí, uno de los grandes valores de la monitorización es darnos una visión global de toda nuestra infraestructura, a nosotros y al resto del equipo. Permite poner en común una información extensa y trabajar en equipo, aunque esas personas no estén presentes en el mismo edificio. 

En nuestra empresa decidimos cambiar radicalmente nuestro esquema de trabajo desde el 10 de marzo. El teletrabajo no es nuevo en nuestra empresa. Desde hace muchos años lo hemos integrado en nuestra organización, sobre todo en el equipo de desarrollo y especialmente en el último año con oficinas remotas en Plasencia, Salamanca y Alicante. Sin embargo, no es lo mismo que parte de un equipo teletrabaje a que lo haga el 100% de la plantilla, incluyendo administración, soporte, marketing, RRHH… El cambio ha sido radical.

Relaciones laborales y teletrabajo

Después de las primeras reuniones a distancia con grupos de empleados que veía habitualmente por la oficina, me di cuenta de una cosa: la ausencia de información siempre está ahí. El lenguaje no verbal, por ejemplo. Sin esa entrada de información es muy difícil saber si la gente entiende el problema que les planteo. A pesar de una posible detección de matices gracias a las inflexiones de su voz, sin una imagen la comunicación pierde muchísima eficiencia. Algunos cifran en un 70% la cantidad de información que se transmite por el lenguaje no verbal. 
El correo, el chat o el teléfono no pueden suplir una reunión presencial, en parte por esto. Por la pérdida de información entre personas. Esto no solo perjudica la eficiencia en la transmisión de información, sino que, además, perjudica la relación social entre miembros del equipo, debido a equívocos, falsas interpretaciones.

Sigo hablando de monitorear, aunque en este caso, de monitorear algo mucho más importante que la infraestructura tecnológica: las personas y sus reacciones emocionales. Si falla el equipo humano, da igual la tecnología que haya detrás.

Primeras reglas en un nuevo mundo

Lo primero que hice para diseñar nuestra nueva forma de trabajo fue pedir a la gente que intentara usar siempre las webcams y el micrófono en las interacciones con sus equipos y en las reuniones de grupo. Ver a la gente, interpretar sus emociones, es lo que nos hace diferentes de las máquinas. Para colaborar necesitamos encajar las emociones ajenas y expresar las propias.

El segundo paso, es recomendar a todos los jefes de equipo tener una reunión diaria con todas las personas a su cargo, cara a cara, a través del monitor y la webcam. Cinco minutos, una forma de sustituir el café, el pasillo y los buenos días de manera informal y ponernos al día. Cara a cara, fundamental.

El tercer consejo es abrazar la imperfección propia y ajena. Da igual que detrás de la cámara haya una habitación desordenada, o aparezca el niño de ocho años saludando, el gato durmiendo o el perro comiéndose los cables de los cascos. Somos personas, no figurantes, y estamos en nuestras casas, donde somos nosotros mismos. 

Reglas conocidas que siguen siendo válidas

La más importante quizá sea la más vieja: la necesidad obligatoria de tener un único registro de estado, donde toda la empresa sepa quién está conectado, en qué horario y a qué teléfono llamar si se necesita hablar con alguien (si no le localiza en el chat). Esto se puede lograr con algo tan sencillo como una hoja de cálculo compartida de Office 365 o Google Drive. El teléfono es un viejo aliado al que se debe recurrir siempre que haya cualquier duda en el chat o el email, para evitar malentendidos. Existen aplicaciones online para ello; quizás la más conocida pueda ser Sesame.
Establecer una rutina laboral en casa. Horarios, buenas maneras… Que estemos en casa no significa que no nos peinemos y estemos presentables. Es fundamental ser conscientes de que, a pesar de estar en casa, durante ocho horas estamos trabajando y no podemos hacer simultáneamente tareas del hogar y tareas del ámbito laboral.

Seguimiento por objetivos. Debería ser la primera regla de todas, pero en mi experiencia, si todo lo que he dicho antes no se cumple, esto da igual. Sería como intentar correr una maratón sin calzado por una carretera llena de piedras. De hecho, cualquier empresa y cualquier jefe de equipo debería tener esto claro y ya establecido mucho antes de pensar en el teletrabajo. Hablo del Santo Grial de la buena gestión: definir objetivos y que todas las partes los conozcan y sepan cómo se van a valorar. Hacer un seguimiento continuado de la consecución de esos objetivos, a ser posible en tiempo real, y nunca esperar al final, sino evaluarlos continuamente. Esa debería ser la función real de las reuniones de seguimiento. Cada departamento tendrá unos objetivos y una manera muy diferente de seguirlos. Estamos experimentando el futuro.

Vamos a ser como los astronautas atrapados en la Estación Espacial Internacional, los primeros colonos de Marte que harán sus vidas en pequeños iglús semienterrados en el suelo marciano, y que vivirán aislados en grupos de tres o cuatro personas. Miembros de un equipo distribuido que vivirá en pueblos recónditos, lejos de la gran urbe y que jamás se conocerán en persona pero que aún así formarán parte de equipos de trabajo ultra eficientes.

Estoy convencido de que cuando todo esto acabe, dentro de un mes o dos, y volvamos a encontrarnos, las cosas no volverán a ser como antes. Algunas organizaciones saldrán reforzadas y darán un salto evolutivo, y las que no, acabarán lastradas por sus propias limitaciones y desaparecerán.

Las viejas recetas de un mundo anclado en el presencialismo ya no valen. Atreveos a innovar. Atreveos a soñar con un mundo mejor, atreveos a triunfar.

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