Microsoft Office 365 y sus aplicaciones

En abril de 2020 Microsoft Office 365 pasó a llamarse Microsoft 365 y engloba todas las aplicaciones y herramientas que antes utilizábamos bajo Microsoft Office 365. Como novedad cuenta con nuevas funcionalidades, servicios de la nube inteligentes y seguridad avanzada.

Desde entonces, Microsoft 365 se ha convertido en un conjunto de aplicaciones que, a través de diferentes paquetes, te ofrece soluciones a medida seas particular o empresa.

Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas

Microsoft 365 cuenta con diversas aplicaciones como Office 365, Microsoft Teams, OneDrive o SharePoint, quizás las más conocidas por los usuarios particulares, aunque también muy empleadas por empresas.

Vamos a ver algunas otras aplicaciones que ofrecen un gran potencial para grandes y pequeñas empresas.

Exchange Online: Es la solución de correo electrónico profesional y la más extendida en el mercado. Esta potente herramienta permite el alojamiento de las cuentas de correo en un Exchange Server en la nube de Microsoft De ahí que se denomine Exchange Online. Una de las principales ventajas que tiene Exchange, es la enorme capacidad de sus buzones, ofreciendo 50GB por usuario. Lo que facilita el intercambio de mensajes con documentos adjuntos pesados y su conservación que se envían o reciben desde la cuenta de correo electrónico. Además, Exchange Online permite la gestión de los contactos y el calendario. Pudiendo además compartirlo y compararlo con otros usuarios de la misma organización. Lo que es ideal para la concreción y coordinación de reuniones. Además, todos los planes Exchange Online y sus buzones, están protegidos con protección premium contra correo no deseado y Malware mediante Exchange Online Protection. Si deseamos optar a planes superiores, los usuarios y organizaciones disfrutarán de seguridad extra al poder activar los servicios de prevención de pérdida de datos (DLP), entre otros incluidos en esos planes. En último lugar, Exchange Online se combina a la perfección con Outlook como con Microsoft Teams, para la gestión de calendarios, comunicaciones y otras aplicaciones de los planes de Microsoft 365. 

Planner: Es la revolucionaria aplicación que casa a la perfección con Microsoft Teams, Microsoft SharePoint, Exchange Online y Microsoft Project. Facilita la creación, edición y asignación de tareas de una manera realmente sencilla y atractiva, tanto para el mismo usuario, como para los que forman parte de un equipo. Planner (también conocido como Tasks), dispone de un panel de seguimiento de las tareas que de forma gráfica y evidente, ofrece el estado de situación de las tareas, para conocer su avance y siguientes pasos. 

Bookings: Es una de las aplicaciones más desconocidas y sin embargo, realmente útil por su versatilidad Microsoft Bookings permite a usuarios de la organización, clientes y proveedores reservar reuniones en base a la disponibilidad de los calendarios, personalizar convocatorias, gestionar la confirmación de las reuniones y otros avisos, como los cambios de citas. Bookings se integra con el calendario de Microsoft 365 facilitando a los clientes (por ejemplo), encontrar rápidamente horas disponibles y evitar el solapamiento de reservas para atenderlos, de forma que se pierde menos tiempo en la programación de reuniones.

Power Automate: La solución que permite automatizar todo aquello relacionado con la productividad sin necesidad de tener conocimientos de código. ¿A que suena genial? Power Automate, incluido en planes estándar y superiores de Microsoft 365, facilita la automatización de respuestas a correos electrónicos, actualización de documentos Excel. Creación de botones para desencadenar automatizaciónes por el envío de tareas, actualización de datos de BI… No tiene fin. Es realmente la aplicación de Power Platform que da rienda suelta a cubrir las necesidades de cada usuario y negocio, para que realice sus propias automatizaciones, como demostrado en la sesión de éxito (más de 600 asistentes) de EQM.

Intune. Esta potente aplicación, nos permite gestionar la administración de dispositivos móviles y la administración de aplicaciones móviles. Microsoft Intune, como servicio basado en la nube, se integra con aplicaciones Azure para conseguir una mayor protección de los datos, o controlar quién tiene acceso a esos datos. A través de Intune los administradores de Microsoft 365 podrán ofrecer a los usuarios con dispositivos personales, si desean o no utilizar los recursos de los planes que tenga la organización o solamente acceso al correo electrónico, Teams u otra aplicación. Una forma de tener bajo control y de forma segura los datos, dispositivos y actuar ante potenciales amenazas como robo de dispositivos, accesos no autorizados a cuentas, entre otros.

Azure Information Protection (AIP). Es la solución de Microsoft basada en la nube, que permite a las empresas gestionar de forma segura tanto correos electrónicos como documentos. El método utilizado para este fin se basa en un analizador de etiquetado unificado, que permite detectar, clasificar y proteger ficheros, con la ventaja de que puede utilizarse para archivos con extensiones tan conocidas como. pdf, .jpeg, .doc, etc. O más específicos como.dwfx, .psd o.dng

Access. Es una herramienta que permite y facilita la creación de aplicaciones de bases de datos (hay que destacar que esta solución de Microsoft sólo está disponible para equipos con sistema operativo Windows) Una gran ventaja de Access, es que no requiere conocimientos de desarrollador, ya que tiene un paquete de plantillas muy intuitivas. Gracias a su compatibilidad, se pueden almacenar los datos en SQL Server y Microsoft Azure SQL.

Publisher. Esta herramienta es la ideal para aquellos usuarios que quieren ir un paso más allá en el diseño de sus archivos. Publisher es la aplicación de maquetación de Microsoft, con el que se pueden crear atractivos archivos de texto, calendarios personalizados, envíos sorprendentes de correo electrónico, etc. Una herramienta con la que las empresas pueden crear documentos profesionales y diferentes, diseñados por ellos mismos.

¿Cómo mejorar tu productividad con Microsoft 365?

Como ves con todas estas aplicaciones de Microsoft 365 que te hemos detallado anteriormente, podrás incorporar herramientas a tus departamentos, y adaptarlas y personalizarlas especialmente para tu negocio.

Desde controlar cómo se usan los dispositivos de tu organización, hasta crear y compartir documentos diseñados por ti de forma segura.

Desde EQM, te ayudamos a implementar en tu empresa Microsoft 365, y te asesoramos de cómo sus paquetes de soluciones pueden ayudarte a crecer y seguir conectado con tus clientes y empleados.

Como Partner Gold, somos expertos en la implantación de soluciones de Microsoft para empresas. Tenemos experiencia en todos los sectores productivos, y hemos desarrollado más de 300 proyectos de gestión empresarial, comercial y productividadpara clientes.

Y Microsoft 365 es otra de nuestras especialidades. Gracias a la innovación tecnológica y evolución de las herramientas de Microsoft, las aplicaciones para implementar en empresas como la tuya son múltiples. ¿Quieres dar el salto?