La formación de los empleados, primer paso para la digitalización de una empresa

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El 55 % de las compañías aún utiliza información basada en papel en gran parte de sus procesos y el 78 % reconoce que los negocios más digitalizados se recuperarán mejor de la pandemia y podrán crecer. La falta de formación, los elevados costes de implementación y la ausencia de personal cualificado limitan la digitalización en las empresas españolas. Identificar las necesidades digitales y ofrecer la formación como parte de la retribución son dos de las principales medidas que pueden adoptar las empresas para avanzar en la digitalización.


La transformación digital de las empresas se ha visto acelerada por la crisis sanitaria poniendo de manifiesto la necesidad de reforzar la formación de los empleados en nuevas tecnologías y en competencias digitales. Según el Observatorio sobre Digitalización de GoDaddy 2021, el 53% de las pymes españolas considera que su nivel de digitalización ha mejorado durante la pandemia. Sin embargo, las prácticas analógicas son todavía predominantes, Xerox Corporation estima que el 55% de las compañías aún utiliza en gran parte de sus procesos información basada en papel. 

Aunque los elevados costes de implementación y la ausencia de personal cualificado son dos de los principales motivos que limitan el desarrollo de la digitalización, la principal barrera que se encuentran las empresas a la hora de avanzar en esta línea es la falta de formación que existe en las plantillas, así lo recoge el Estudio sobre el Estado de Digitalización de las Empresas y Administraciones Públicas españolas 2020 elaborado por Vodafone.

En un contexto como este, también conviene tener en cuenta que los fondos Next Generation de la Unión Europea, creados para paliar los efectos de la pandemia pueden impulsar este cambio, ya que tienen como uno de sus principales objetivos la digitalización del tejido empresarial, por lo que fomentar la formación de los empleados para potenciar esta transformación tecnológica supone toda una oportunidad para que las empresas se adapten a esta nueva realidad. Para conseguirlo, Sodexo Beneficios e Incentivos aporta una serie de pautas para facilitar a las compañías que sus trabajadores que puedan ampliar sus conocimientos digitales a la vez que continúan con su trabajo habitual:

  • Identificar las necesidades digitales. Tener claros los conocimientos y habilidades de la plantilla, así como sus carencias, es el primer paso para elaborar un plan de formación digital. Se precisa hacer un diagnóstico de la situación para saber hacia dónde se han de dirigir los esfuerzos, por ejemplo: hacia el manejo de Internet y la gestión del trabajo en plataformas de la nube, el Big Data, la Inteligencia Artificial, la impresión 3D o la administración digital de documentos. Aplicar una evaluación de desempeño va a permitir recopilar esta información e identificar las necesidades clave. 

  • Establecer objetivos realistas. Concretar la finalidad del plan formativo permite alinearlo con las propias metas de la compañía y, además, medir la efectividad del proceso de formación. Actualmente, en el contexto de crisis sanitaria en el que aún nos encontramos, definir los objetivos va a llevar a las empresas a cuantificar su nivel de recuperación y crecimiento ya que, según el estudio elaborado por GoDaddy, el 78% de las empresas reconoce que los negocios más digitalizados se recuperarán mejor y podrán crecer tras la pandemia. La finalidad del plan formativo también ha de responder a los intereses y necesidades de los propios empleados. Tener en cuenta sus inquietudes individuales influye en su motivación y satisface sus ambiciones profesionales en relación a su plan de carrera, lo que, sin duda, tiene efectos directos en la retención del talento.

  • Impulsar un proceso de creación participativo. Puesto que integrar la tecnología de manera transversal en la empresa es fundamental para incrementar su valor, mejorar la experiencia del cliente y optimizar la eficiencia, contar con el equipo en el momento de diseñar el plan de formación y la estrategia formativa es una manera de involucrar a los trabajadores en todo el proceso. Al formar parte de su diseño y planificación, van a sentirse más comprometidos y es muy probable que esta participación dé pie a experiencias formativas más creativas y atractivas, sin olvidar ofrecer un amplio catálogo de cursos que refuercen y complementen las habilidades y competencias digitales identificadas previamente entre el personal. 

  • Propiciar la flexibilidad. La imposición no suele dar buenos resultados, por lo que facilitar la asistencia a los cursos formativos en base a una flexibilidad horaria que se ajuste a la vida personal y profesional de cada empleado va a resultar más efectivo. Las empresas pueden favorecerse de la propia digitalización para que sus trabajadores se formen de manera online en la diversidad de ámbitos que conforman la transformación tecnológica. Según el estudio Retos de las empresas españolas en la era COVID-19, elaborado por Sodexo, a partir de la pandemia, el 58% de las empresas valora instaurar este tipo de formación. 

  • Ofrecer la formación como beneficio social o como retribución flexible. Otra de las ventajas de la propia digitalización es que facilita a las empresas incentivar el diseño de planes de formación personalizados para que se realicen en remoto. Según el mismo informe desarrollado por Sodexo, el 52% de las compañías estimaba que, tras la crisis sanitaria, la formación se convertiría en uno de los beneficios sociales más demandados entre los profesionales, el cual, si se ofrece como parte de la retribución flexible está exento totalmente del IRPF. 

  • Evaluar los resultados. Analizar los logros conseguidos, en base a los objetivos previamente planteados, servirá para valorar qué ha funcionado y qué no, así como para estimar el grado de competitividad que alcanza la empresa en cuanto a la transformación digital, un proceso que supone un cambio en la cultura empresarial y que marca los requisitos mínimos para seguir avanzando en base al conocimiento. 

“Emprender un proceso de transformación digital no es sencillo, para adaptarse a nuevas metodologías de trabajo se precisa contar con profesionales que lideren este cambio desde la iniciativa, un equipo que sepa identificar y aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología para el conjunto de la empresa”, explica Miriam Martín, directora de marketing de Sodexo. “La formación de los empleados  es muy recomendable para que toda la empresa se sume de manera estratégica al proceso de digitalización para que, a partir de la adquisición de nuevos conocimientos y habilidades, aumente la competitividad de la compañía”. 
 

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