Nuevos trabajos, nuevas reglas

“El Open Space no funciona. Hay que diseñar espacios de trabajo hipercolaborativos”

Steelcase
Durante más de 100 años, Steelcase ha ayudado a crear grandes experiencias para organizaciones líderes de todo el mundo, allí donde ocurre el trabajo. Steelcase y su familia de marcas –que incluyen Steelcase®, Coalesse®, Designtex®, PolyVision® and Turnstone®, ofrecen soluciones y productos para potenciar el compromiso de los trabajadores y apoyar la sostenibilidad social, económica y medioambiental. Steelcase es una multinacional líder en su sector que está presente en todo el mundo a través de una red de 800 concesionarios y cotiza en la Bolsa de Nueva York con unos ingresos 3.400 millones de dólares (datos al cierre de su año fiscal –marzo 2019).

Hablamos con Alejandro Pociña, presidente de España y Portugal, para que nos explique la evolución de los espacios de trabajo y cómo la hipercolaboración redefine el trabajo individual y de equipo.

¿Innovación y colaboración van de la mano? 
Por supuesto, la idea que se tenía de una persona aislada pensando en su despacho o en su zona cerrada teniendo una idea está completamente fuera de lugar hoy en día. Ahora, se pretende crear ese estado donde se potencien las ideas de unos con los otros y se consiga un flujo creativo.  

¿Cuáles son las tendencias en diseño de oficina? 
La principal tendencia hoy es el desarrollo de espacios en oficinas que permiten hacer la función que necesites de la mejor manera. Los despachos ya no tienen sentido y nadie está ocho horas haciendo la misma tarea. Aparte, la tendencia actual es contar con integración de tecnología, ofrecer espacios colaborativos, que nos permitan concentrarnos. El Open Space es una idea que debería descartarse porque impide la concentración y es imposible colaborar. Hay que diseñar espacios específicos para cada actividad que ocurre en la oficina.

¿Qué estudios tenéis para asegurar que este método colaborativo realmente funciona?
Tenemos un equipo global de 200 personas que trabaja con organizaciones y universidades en todo el mundo. Tenemos elementos cuantitativos, hemos hecho un estudio del impacto del espacio en el compromiso de las personas y hay una relación directa. Así, por ejemplo, quienes no están comprometidos con su empresa, en la mayoría de los casos no tienen un espacio de trabajo que les satisfaga.

El 90% de las empresas en España son PYMES. ¿Cómo encaja este sistema en una empresa micro con cinco o seis personas? 
El modelo es similar según las necesidades de la compañía. Hay una solución que está extendida para este tipo de empresas, que son los espacios de Coworking. Puede ser una alternativa si están bien diseñados para este tipo de compañias.  

¿Qué éxito tiene este modelo de trabajo en España?
Llevamos un cierto retraso con el mundo anglosajón, pero incluso en EEUU hay diferencias entre Silicon Valley y otras áreas menos conocidas de ese país. En España hemos abandonado la tendencia donde se quería tener una oficina bonita, pero no se hacia un análisis de necesidades, por lo que al final era algo cosmético y superficial. Ahora, los diseños se hacen con conocimiento y análisis y consultoría del espacio. Los trabajadores están mucho más satisfechos que antes. En España, aunque vayamos con retraso, aceptamos los cambios y contamos con una velocidad muy superior a la de otros países. Hay pocas empresas que tengan bien diseñados sus espacios, pero ya estamos al nivel de Francia y por encima de Alemania, que son países más conservadores. 

¿El teletrabajo sería lo opuesto al creative thinking?
Es un complemento. Creemos que tiene sentido en cierta proporción, Cuando se quiere llevar a un extremo no funciona y es contraproducente. Ya se ha probado en empresas grandes, que cerraron muchas oficinas con el consiguiente ahorro, pero se dieron cuenta que sus trabajadores perdían el sentido de pertenencia, no había comunicación, etc. y dieron marcha atrás. Sentirse parte de un equipo es muy importante para el bienestar del empleado.

¿Cuáles son las barreras que existen en España en las oficinas? 
La barrera principal viene dada por el CEO, que debe estar convencido de implemetar esta metodología. Las resistencias se producen sobre todo cuando la comunicación no es adecuada. Tradicionalmente, se ha asociado el tamaño del despacho con el estatus. Y si pierdes el despacho, entonces sientes que pierdes el reconocimiento. En Steelcase no tenemos  despachos, sino diferentes espacios colaborativos. Hay que explicar bien los cambios positivos que se producen con este modelo para que las reticencias disminuyan.

¿Cómo es la colaboración con Microsoft y el nuevo producto Agile de Steelcase?
La colaboración con Microsoft es estratégica, y se firmó hace un par de años. El primer proyecto conjunto fue Espacios Creativos para fomentar la creatividad de los equipos. El segundo, es el de Agile, pensado para organizaciones que usan esta metodología que tiene varias fases como sprint, scrum etc. Steelcase pone sus conocimientos de espacios, mientras que Microsoft de tecnología. 

El sistema Agile requiere adaptar el espacio para poder llevar a cabo esta metodología. Requiere que los equipos puedan ser capaces de ordenar y distribuir el espacio a sus necesidades cambiantes. Se han hecho estudios con organizaciones que hacen este proceso y hemos adaptado el espacio con elementos para ello, como mesas móviles, espacios colaborativos, etc. 

¿Qué valoración hacéis cuando una empresa quiere implementar el modelo Google?
Cuando una empresa viene a nosotros y dice que quiere transformar el espacio, primero procuramos entender cómo encaja este espacio y su forma de trabajar. Tenemos que saber qué quieren hacer, si van a trabajar en base a procesos o proyectos. ¿Quieren hacer un cambio cultural? ¿Los nuevos millennials no encajan con el resto del equipo? Entonces, en función de las respuestas, les ayudamos con el diseño y podemos ejecutar su espacio.

¿Cómo te imaginas el espacio de trabajo en el futuro? 
El futuro va a ser más tecnológico. Llega el 5G, el internet de las cosas, etc. Todo pasará por la tecnología. El espacio te facilitará enormemente el trabajo, pero siempre deberá haber una interacción de personas y un ambiente colaborativo. 

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